PODER
EJECUTIVO
SECRETARIA DE GOBERNACION
LINEAMIENTOS
Generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos
Mexicanos.- Secretaría de Gobernación.- Archivo General
de la Nación.- Instituto Federal de Acceso a la Información
Pública.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS
ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
FEDERAL.
El Archivo General de la Nación y el Pleno del Instituto
Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento
en lo dispuesto por los artículos 32 y 37 fracción
IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, 42 del Reglamento de dicha ley, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 4 fracción V de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
establece como uno de sus objetivos mejorar la organización,
clasificación y manejo de los documentos;
Que el artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental dispone que
corresponde al Archivo General de la Nación elaborar, en
coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información
Pública, los criterios para la organización de los
archivos de las dependencias y entidades;
Que el artículo décimo transitorio de dicho ordenamiento
señala que los sujetos obligados deberán, a más
tardar el 1 de enero de 2005, tener funcionando de forma organizada
sus archivos, así como la publicación de la guía
a que se refiere el artículo 32 de la misma ley;
Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental descansa en el principio de acceso
a la información contenida en los expedientes y documentos,
que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias
y entidades de la Administración Pública Federal,
por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá
el acceso a la información pública gubernamental y
auspiciará la rendición de cuentas;
Que para el ejercicio del derecho de acceso a la información
es indispensable que los documentos estén organizados y conservados
bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización
expedita, disponibilidad e integridad;
Que la correcta organización archivística contribuirá
a sentar las bases para la modernización y eficiencia de
las actividades de la Administración Pública Federal,
por lo que las dependencias y entidades deberán prever la
aplicación de tecnologías de la información
en el manejo documental;
Que el acceso restringido a la información reservada y confidencial
requiere asegurar su conservación y custodia, por lo cual
los archivos se convierten en el instrumento fundamental para evitar
que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente
los expedientes y documentos, y
Que los servidores públicos están obligados a garantizar
la integridad y conservación de los expedientes y documentos,
facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir
la adecuada conformación de la memoria institucional de las
dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, han tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
Capítulo I
Disposiciones generales
Primero.
Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización
y conservación de la documentación contenida en los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven
íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso
expedito a la información contenida en los mismos.
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos,
además de las definiciones contenidas en los artículos
3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá
por:
| I.
|
|
Administración
de documentos: conjunto de métodos y prácticas
destinados a planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, organización, conservación,
uso, selección y destino final de los documentos de
archivo. |
| II.
|
|
Archivo:
conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte,
que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones
por las dependencias y entidades. |
| III. |
|
Archivo
de concentración: unidad responsable de la administración
de documentos cuya consulta es esporádica por parte
de las unidades administrativas de las dependencias y entidades,
y que permanecen en él hasta su destino final. |
| IV.
|
|
Archivo
de trámite: unidad responsable de la administración
de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio
de las atribuciones de una unidad administrativa. |
| V.
|
|
Archivo
histórico: unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. |
| VI. |
|
Baja
documental: eliminación de aquella documentación
que haya prescrito en sus valores administrativos, legales,
fiscales o contables y que no contenga valores históricos. |
| VII.
|
|
Catálogo
de disposición documental: registro general y sistemático
que establece los valores documentales, los plazos de conservación,
la vigencia documental, la clasificación de reserva
o confidencialidad y el destino final. |
| VIII. |
|
Clasificación
archivística: proceso de identificación y agrupación
de expedientes homogéneos con base en la estructura
funcional de la dependencia o entidad. |
| IX.
|
|
Conservación
de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados
a asegurar la preservación y la prevención de
alteraciones físicas y de información de los
documentos de archivo. |
| X. |
|
Cuadro
general de clasificación archivística: instrumento
técnico que refleja la estructura de un archivo con
base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad. |
| XI.
|
|
Destino
final: selección en los archivos de trámite
o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo
de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos
de baja o transferirlos a un archivo histórico. |
| XII.
|
|
Documentación
activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las
atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente,
que se conserva en el archivo de trámite. |
| XIII.
|
|
Documentación
histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios
de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe
conservarse permanentemente. |
| XIV.
|
|
Documentación
semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales
o contables en el archivo de concentración. |
| XV.
|
|
Documento
de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado
y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de
las dependencias y entidades. |
| XVI. |
|
Documento
electrónico: información que puede constituir
un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y
requiere de una herramienta específica para leerse
o recuperarse. |
| XVII. |
|
Expediente:
unidad documental constituida por uno o varios documentos
de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de una dependencia o entidad. |
| XVIII. |
|
Guía
simple de archivo: esquema general de descripción de
las series documentales de los archivos de una dependencia
o entidad, que indica sus características fundamentales
conforme al cuadro general de clasificación archivística
y sus datos generales. |
| XIX. |
|
Inventarios
documentales: instrumentos de consulta que describen las series
y expedientes de un archivo y que permiten su localización
(inventario general), transferencia (inventario de transferencia)
o baja documental (inventario de baja documental). |
| XX. |
|
Plazo
de conservación: periodo de guarda de la documentación
en los archivos de trámite, de concentración
e histórico. Consiste en la combinación de la
vigencia documental, el término precautorio, el periodo
de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos
en los presentes Lineamientos. |
| XXI. |
|
Transferencia:
traslado controlado y sistemático de expedientes de
consulta esporádica de un archivo de trámite
al archivo de concentración (transferencia primaria)
y de expedientes que deben conservarse de manera permanente,
del archivo de concentración al archivo histórico
(transferencia secundaria). |
| XXII. |
|
Valor
documental: condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales
o contables en los archivos de trámite o concentración
(valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e
informativas en los archivos históricos (valores secundarios). |
| XXIII. |
|
Valoración:
actividad que consiste en el análisis e identificación
de los valores documentales para establecer criterios de disposición
y acciones de transferencia. |
| XXIV. |
|
Vigencia
documental: periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas
vigentes y aplicables. |
Tercero. Las dependencias y entidades establecerán
y supervisarán a través de los comités de información,
criterios específicos de organización y conservación
de archivos, de conformidad con lo previsto por el artículo
29 fracción V de la Ley y 43 de su Reglamento.
Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley,
observarán los presentes Lineamientos; los titulares de dichas
unidades administrativas podrán determinar los criterios
específicos en materia de organización y conservación
de la información que poseen.
Cuarto. Los titulares de las dependencias y entidades
asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para
lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo
con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos
y, en su caso, por los criterios específicos que formulen
los comités de información de aquéllas. A efecto
de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias
y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores
públicos que consideren conveniente.
Los órganos internos de control de las dependencias y entidades
vigilarán, en el ámbito de sus respectivas atribuciones,
el estricto cumplimiento de los presentes Lineamientos.
Capítulo II
De la organización de los archivos
Quinto.
La organización de los archivos deberá asegurar
la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación
de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades.
Sexto. Las dependencias y entidades podrán
contar con un área coordinadora de archivos.
El responsable del área, con conocimientos y experiencia
en archivística, será nombrado por el titular de la
dependencia o entidad, quien establecerá su nivel jerárquico
y tendrá las siguientes funciones:
I. |
|
Apoyar
al Comité de Información en el establecimiento
de criterios específicos en materia de organización
y conservación de archivos; |
II. |
|
Elaborar
y presentar al Comité de Información los procedimientos
archivísticos para facilitar el acceso a la información; |
III.
|
|
Elaborar,
en coordinación con los archivos de trámite,
de concentración e histórico, el cuadro general
de clasificación archivística, el catálogo
de disposición documental, así como el inventario
general de la dependencia o entidad; |
IV.
|
|
Coordinar
las acciones de los archivos de trámite; |
V.
|
|
Establecer
y desarrollar un programa de capacitación y asesoría
archivística para la dependencia o entidad; |
VI. |
|
Elaborar
y actualizar el registro de los titulares de los archivos
de la dependencia o entidad; |
VII.
|
|
Coordinar
los procedimientos de valoración y destino final de
la documentación, con base en la normatividad vigente
y la normalización establecida por el Archivo General
de la Nación, y |
VIII. |
|
Coordinar
con el área de tecnologías de la información
de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a
la automatización de los archivos y a la gestión
de documentos electrónicos. |
De no existir el área coordinadora a que refiere este Lineamiento,
las funciones antes descritas deberán ser llevadas a cabo
por el responsable del archivo de concentración de la dependencia
o entidad establecido en el Lineamiento decimoprimero.
Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán
una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general
de clasificación archivística, que deberá contener
la descripción básica de sus series documentales,
la relación de los archivos de trámite, de concentración
e histórico, la dirección, teléfono y correo
electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre
y cargo del responsable.
El Archivo General de la Nación proporcionará el instructivo
para la elaboración de la guía simple de archivos.
Sección I
Del control de gestión documental
Octavo.
Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o
equivalentes determinarán el número de áreas
responsables de realizar las siguientes funciones:
I.
|
|
Recibir
y distribuir la correspondencia de entrada; |
II. |
|
Registrar
y controlar la correspondencia de entrada y salida, y |
III. |
|
Recibir
y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. |
Noveno. Las dependencias y entidades, así
como sus delegaciones o equivalentes, elaborarán una ficha
de control para el seguimiento administrativo de la gestión
a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa;
la ficha deberá contener como elementos mínimos de
descripción:
I.
|
|
El
número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable
anualmente); |
II. |
|
El
asunto (breve descripción del contenido del documento); |
III. |
|
Fecha
y hora de recepción, y |
IV. |
|
Generador
y receptor del documento (nombre y cargo). |
Sección II
De los archivos de trámite
Décimo.
En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá
un archivo de trámite.
Los responsables de los archivos de trámite, serán
nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá
su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones:
I.
|
|
Integrar
los expedientes de archivo; |
II.
|
|
Conservar
la documentación que se encuentra activa y aquella
que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme
al catálogo de disposición documental; |
III.
|
|
Coadyuvar
con el área coordinadora de archivos o, en su caso,
con el archivo de concentración, en la elaboración
del cuadro general de clasificación, el catálogo
de disposición documental y el inventario general; |
IV. |
|
Elaborar
los inventarios de transferencia primaria, y |
V. |
|
Valorar
y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales,
con el objeto de realizar las transferencias primarias al
archivo de concentración, conforme al catálogo
de disposición documental a que se refiere el Lineamiento
decimoséptimo. |
Sección III
Del archivo de concentración
Decimoprimero.
Las dependencias y entidades contarán con un archivo
de concentración, adscrito, en su caso, al área coordinadora
de archivos. El responsable de éste deberá contar
con conocimientos y experiencia en archivística. Será
nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá
su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:
I. |
|
Recibir
de los archivos de trámite la documentación
semiactiva; |
II. |
|
Conservar
precautoriamente la documentación semiactiva hasta
cumplir su vigencia documental conforme al catálogo
de disposición documental, o al cumplir su periodo
de reserva; |
III. |
|
Solicitar
al área coordinadora de archivos de la dependencia
o entidad, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa
generadora, la liberación de los expedientes para determinar
su destino final; |
IV.
|
|
Coadyuvar
con el área coordinadora de archivos en la elaboración
del cuadro general de clasificación, el catálogo
de disposición documental y el inventario general; |
V.
|
|
Elaborar
los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; |
VI.
|
|
Valorar
en coordinación con el archivo histórico, en
su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas
conforme al catálogo de disposición documental
a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo, y |
VII. |
|
Realizar,
en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico
de la dependencia o entidad, o al Archivo General de la Nación. |
Sección IV
Del archivo histórico
Decimosegundo.
Las dependencias y entidades establecerán un archivo histórico,
de así considerarse necesario, adscrito al área coordinadora
de archivos, en su caso. El responsable de éste deberá
contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será
nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá
su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:
| I. |
|
Coadyuvar
con el área coordinadora de archivos o, en su caso,
con el archivo de concentración, en la elaboración
del cuadro general de clasificación, el catálogo
de disposición documental y el inventario general; |
| II.
|
|
Validar
la documentación que deba conservarse permanentemente
por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo
General de la Nación; |
| III.
|
|
Recibir
los documentos con valor histórico enviados por el
archivo de concentración; |
| IV. |
|
Organizar,
conservar, describir y difundir la documentación con
valor histórico; |
| V. |
|
Establecer
un programa que permita respaldar los documentos históricos
a través de sistemas ópticos y electrónicos,
y |
| VI. |
|
Estimular
el uso y aprovechamiento social de la documentación,
difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. |
Sección V
De los instrumentos de consulta y de control archivístico
Decimotercero.
Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse
de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien
la organización, conservación y localización
expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán
contar al menos con los siguientes:
I. |
|
El
cuadro general de clasificación archivística; |
II.
|
|
El
catálogo de disposición documental; |
III.
|
|
Los
inventarios documentales: |
|
|
a. |
General, |
|
|
b. |
De
transferencia, |
|
|
c.
|
De
baja, y |
IV. |
|
La
guía simple. |
El Archivo General de la Nación proporcionará la asesoría
técnica para la elaboración de los instrumentos de
consulta y de control archivístico.
Decimocuarto. Las dependencias y entidades, a través
del área coordinadora de archivos elaborarán un cuadro
general de clasificación archivística, conforme a
la fracción III del Lineamiento sexto.
La estructura del cuadro general de clasificación será
jerárquica atendiendo a los siguientes niveles:
| I.
|
|
Primero:
(fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente
por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica; |
| II. |
|
Segundo:
(sección) cada una de las divisiones del fondo, basada
en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad
con las disposiciones legales aplicables, y |
| III.
|
|
Tercero:
(serie) división de una sección que corresponde
al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una
misma atribución general y que versan sobre una materia
o asunto específico. |
Lo anterior, sin perjuicio de que existan niveles intermedios, según
los requerimientos de las dependencias o entidades. Los niveles
podrán identificarse mediante una clave alfabética,
numérica o alfanumérica, según sea el caso.
Sección VI
De los expedientes de archivo
Decimoquinto.
Además de contener documentos, los expedientes se deben formar
con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación
del mismo, considerando el cuadro general de clasificación
archivística.
El marcado de identificación del expediente debe contener
como mínimo los siguientes elementos:
| I. |
|
Unidad
administrativa; |
| II. |
|
Fondo; |
| III.
|
|
Sección; |
| IV. |
|
Serie; |
| V.
|
|
Número
de expediente o clasificador: el número consecutivo que
dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; |
| VI. |
|
Fecha
de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; |
| VII. |
|
Asunto
(resumen o descripción del expediente); |
| VIII.
|
|
Valores
documentales; |
| IX.
|
|
Vigencia
documental; |
| X.
|
|
Número
de fojas útiles al cierre del expediente: es el número
total de hojas contenidas en los documentos del expediente. |
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá
señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV
y V.
Decimosexto. Cuando se trate de expedientes y documentos
clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener,
además, la leyenda de clasificación conforme a lo
establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación
y desclasificación de la información de las dependencias
y entidades de la Administración Pública Federal,
expedidos por el Instituto y publicados en el Diario Oficial
de la Federación el 18 de agosto de 2003.
Capítulo III
De la conservación de archivos
Decimoséptimo.
En cumplimiento de la fracción III del Lineamiento sexto,
el titular del área coordinadora de archivos, o el titular
del archivo de concentración de cada dependencia o entidad,
en su caso, actualizará periódicamente el catálogo
de disposición documental.
En el catálogo de disposición documental se establecerán
los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos
de conservación, así como su carácter de reserva
o confidencialidad.
Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo
deberá vincularse al índice de expedientes reservados
que establece el artículo 17 de la Ley.
Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General
de la Nación, para su validación y registro, una copia
de su catálogo de disposición documental actualizado
en soporte electrónico, a más tardar el último
día del mes de febrero de cada año.
Decimoctavo. En los plazos de conservación
de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental
así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente.
A partir de la desclasificación de los expedientes reservados,
el plazo de conservación adicionará un periodo igual
al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición
documental, si éste fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso
a la información se conservarán por dos años
más a la conclusión de su vigencia documental.
Decimonoveno. Al concluir los plazos establecidos
en el Lineamiento anterior, las dependencias y entidades, a través
del área coordinadora de archivos, o del responsable del
archivo de concentración, según sea el caso, solicitarán
al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración
para determinar el destino final de los documentos.
Vigésimo. Las solicitudes de dictamen de
destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación
y las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán
digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de la dependencia
o entidad correspondiente, de acuerdo con el artículo 7 fracción
XVII de la Ley.
Vigesimoprimero. Los inventarios de baja documental
autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán
conservarse en el archivo de concentración por un plazo de
cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya
autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá
en el catálogo de disposición documental.
Vigesimosegundo. Las dependencias y entidades adoptarán
medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación
de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros:
| I.
|
|
Contar
con espacios diseñados y destinados exclusivamente
a la recepción, organización y resguardo temporal
o definitivo de los documentos, y |
| II.
|
|
Contar
con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar
los documentos. |
Capítulo IV
De los documentos electrónicos
Vigesimotercero.
Las dependencias y entidades tomarán las medidas
necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos,
generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos
como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad
de su información.
Vigesimocuarto. Las dependencias y entidades aplicarán
las medidas técnicas de administración y conservación
que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad
y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo
con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad
con las normas nacionales e internacionales.
Vigesimoquinto. Las dependencias y entidades realizarán
programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos,
de acuerdo con sus recursos.
TRANSITORIOS
Primero.
Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día
siguiente de su publicación en el Diario Oficial
de la Federación.
Segundo. Las designaciones de los titulares de
los archivos de las dependencias y entidades a que se refieren los
Lineamientos sexto, décimo, decimoprimero y decimosegundo,
deberán notificarse al Archivo General de la Nación
y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública,
a más tardar 30 días hábiles posteriores a
la publicación de los presentes Lineamientos.
Asimismo, las áreas de archivo contarán con los servidores
públicos de apoyo que se consideren necesarios, de conformidad
con las necesidades de aquéllas y las previsiones presupuestales
correspondientes.
Tercero. El instructivo para la elaboración
de la guía simple de archivos, será publicado en el
sitio de Internet del Archivo General de la Nación dentro
de los 60 días hábiles posteriores a la publicación
de los presentes Lineamientos.
Cuarto. La guía simple de archivos deberá
estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias y
entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005.
Quinto. Las dependencias y entidades deberán
contar con el cuadro general de clasificación archivística,
así como con el catálogo de disposición documental
a más tardar en octubre de 2004. Los catálogos ya
existentes en las dependencias y entidades a la entrada en vigor
de los presentes Lineamientos, deberán ser adecuados de conformidad
con lo dispuesto por el Lineamiento decimoséptimo.
Sexto. El primer catálogo de disposición
documental actualizado en soporte electrónico a que se refiere
el Lineamiento decimoséptimo, deberá enviarse al Archivo
General de la Nación en febrero de 2005.
Séptimo. A más tardar en noviembre
de 2004, las dependencias y entidades deberán contar con
un calendario institucional en el que se establezcan fechas para
la organización total de sus archivos, así como un
informe de la situación que guarda el cumplimiento de los
presentes Lineamientos. Lo anterior, deberá publicarse en
los sitios de Internet de cada dependencia o entidad.
Octavo. El inventario general a que se refiere
la fracción III inciso a) del Lineamiento decimotercero,
deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre
de 2004 e incluirá únicamente las series documentales
respecto de la información generada, obtenida, adquirida,
transformada o conservada por cualquier título con anterioridad
al 12 de junio de 2003.
El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración
del inventario general por expedientes, respecto de la información
generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier
título a partir del 12 de junio de 2003.
Noveno. Los presentes Lineamientos no derogan aquellas
disposiciones en materia de guarda y plazos de conservación,
salvo lo dispuesto por el Lineamiento decimoctavo.
México, Distrito Federal, a veintisiete de enero de dos mil
cuatro.- Así lo acordaron el Director General del Archivo
General de la Nación y por unanimidad de votos el Pleno del
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública,
en sesión celebrada el día veintisiete de enero de
dos mil cuatro, ante el Secretario de Acuerdos.- El Director General
del Archivo General de la Nación, Jorge Ruiz Dueñas.-
Rúbrica.- La Comisionada Presidenta del Instituto Federal
de Acceso a la Información Pública, María
Marván Laborde.- Rúbrica.- Los Comisionados
del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública,
Horacio Aguilar Alvarez de Alba, Alonso Gómez Robledo
Verduzco, Juan Pablo Guerrero Amparán, José Octavio
López Presa.- Rúbricas.- El Secretario de
Acuerdos, Francisco Ciscomani Freaner.- Rúbrica.