Enero de 1997
Edición revisada en septiembre de 1997
y enero de 1999


II. SELECCIÓN BASADA EN LA CALIDAD Y EL COSTO (SBCC)


El proceso de selección

2.1 La SBCC es un proceso competitivo entre las firmas incluidas en la lista corta en el que, para seleccionar la empresa a la que se adjudicará el contrato, se tienen en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. El costo como factor de selección deberá utilizarse juiciosamente. La ponderación que se asigne a la calidad y al costo se determinará en cada caso de acuerdo a la naturaleza del trabajo que se ha de realizar.

2.2 El proceso de selección consta de las etapas siguientes:

  1. Preparación de los términos de referencia (TR);

  2. Preparación de la estimación de costos y el presupuesto;

  3. Publicidad;

  4. Preparación de la lista corta de consultores;

  5. Preparación y emisión del pedido de propuestas (PP);

    1. Carta de invitación (CI);

    2. Información para los consultores (IC);

    3. Contrato propuesto;


  6. Recepción de propuestas;

  7. Evaluación de las propuestas técnicas: consideración de la calidad;

  8. Evaluación de la propuesta financiera;

  9. Evaluación final combinada de la calidad y el costo, y

  10. Negociación y adjudicación del contrato a la firma seleccionada.



Términos de referencia (TR)

2.3 El Prestatario será responsable de preparar los TR para el trabajo que se ha de realizar. Dichos TR serán preparados por una persona o personas o una firma especializada en la materia a que se refiere el trabajo. El alcance de los servicios descritos en los TR deberá ajustarse al presupuesto de que se dispone. En esos TR se deberán definir claramente los objetivos, las metas y la extensión del trabajo encomendado y suministrarse información básica (incluso una lista de los estudios y datos básicos pertinentes que ya existan) con objeto de facilitar a los consultores la preparación de sus propuestas. Si uno de los objetivos es la capacitación o la transferencia de conocimientos, es preciso describirlo específicamente y dar detalles sobre el número de funcionarios que recibirán capacitación y otros datos similares, a fin de permitir a los consultores estimar los recursos que se necesitarán. En los TR se deberán enumerar los servicios y los estudios necesarios para llevar a cabo el trabajo y los resultados previstos (por ejemplo, informes, datos, mapas, levantamientos). Sin embargo, los TR no deberán ser demasiado detallados ni inflexibles, a fin de que los consultores que compiten puedan proponer su propia metodología y el personal asignado. Se alentará a las firmas a que comenten los TR en sus propuestas. En los TR se deberán definir claramente las responsabilidades respectivas del Prestatario y los consultores.



Estimación de costos (presupuesto)

2.4 Una preparación cuidadosa de la estimación de costos es esencial para que los recursos presupuestarios asignados guarden relación con la realidad. La estimación de costos se basará en el diagnóstico que haga el Prestatario de los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo, es decir, tiempo del personal, apoyo logístico e insumos materiales (por ejemplo, vehículos, equipo de laboratorio). Los costos se dividirán en dos grandes categorías: a) honorarios o remuneraciones (según el tipo de contrato que se utilice) y b) gastos

reembolsables, y se dividirán además en costos en moneda extranjera y en moneda nacional. El costo del tiempo del personal se calculará sobre una base objetiva respecto del personal extranjero y nacional.



Publicidad

2.5 A fin de obtener expresiones de interés, el Prestatario incluirá una lista de los trabajos de consultoría previstos en el anuncio general de adquisiciones(1), el que se actualizará anualmente para todas las adquisiciones pendientes. También deberá anunciar los contratos de alto valor(2) en un periódico nacional y en Development Business (UNDB). Además, el Prestatario podrá anunciar estos contratos en un periódico internacional o una revista técnica, con el fin de obtener "expresiones de interés". Se enviará copia del aviso a quienes hayan respondido al anuncio general de adquisiciones. El Prestatario podrá también establecer contacto con embajadas, organizaciones de profesionales, o firmas que conozca o que estén registradas en el DACON(3). Los datos solicitados serán los mínimos necesarios para formarse un juicio acerca de la calificación de la firma y no deberán ser tan complejos como para desalentar a los consultores de expresar interés. Se deberá conceder el tiempo suficiente (por lo menos 30 días) para la recepción de respuestas antes de proceder a confeccionar la lista corta.



Lista corta de consultores

2.6 El Prestatario es responsable de preparar la lista corta. Deberá considerar en primer lugar a aquellas firmas que expresen interés y que tengan la calificaciones apropiadas. Las listas cortas deberán incluir entre tres y seis firmas con una amplia representación geográfica; no más de dos podrán pertenecer al mismo país y por lo menos una deberá ser de un país en desarrollo, a menos que no se haya podido establecer la existencia de firmas calificadas en países en desarrollo. A los efectos de establecer la lista corta, la nacionalidad de la firma será la del país en que se encuentre registrada o haya sido constituida. El Banco podrá pedir al Prestatario que amplíe o reduzca la lista corta; sin embargo, una vez que el Banco haya emitido la "no objeción" sobre la lista, el Prestatario no podrá agregar ni suprimir nombres sin la anuencia del Banco. El Prestatario deberá proporcionar la lista corta definitiva a las firmas que hayan expresado interés, así como a cualquiera otra firma que así lo solicite.

2.7 La lista corta podrá estar compuesta enteramente de consultores nacionales (firmas de propiedad mayoritariamente nacional y registradas o constituidas en el país), si el trabajo por realizar es de pequeño valor(4), si se dispone de un número suficiente de firmas calificadas (por lo menos tres) a costos competitivos y si es evidente que no se justifica una competencia que incluya a consultores extranjeros. Sin embargo, si hay firmas extranjeras que han expresado interés, no deberá excluirse su consideración.



Preparación y emisión del pedido de propuestas (PP)

2.8 El PP comprenderá a) una carta de invitación, b) información para los consultores, c) los términos de referencia y d) el contrato propuesto. Toda vez que sea posible, los prestatarios deberán utilizar uno de los PP estándar emitidos por el Banco. Los prestatarios deberán incluir la lista de todos los documentos comprendidos en el PP.



Carta de invitación (CI)

2.9 En la CI deberá constar la intención del Prestatario de celebrar un contrato para el suministro de servicios de consultoría, la fuente de financiamiento, los detalles del contratante y la fecha, hora y dirección para la presentación de las propuestas.



Información para los consultores (IC)

2.10 La IC deberá incluir toda información necesaria para ayudar a los consultores a preparar propuestas que respondan a lo solicitado, y deberá aportar la mayor transparencia posible al procedimiento de selección al suministrar información sobre el proceso de evaluación e indicar los criterios y factores de evaluación y su ponderación respectiva, y el puntaje mínimo aceptable de calidad. En la IC no se indicará el presupuesto (ya que el costo es uno de los criterios para la selección), pero se indicará la participación esperada de los profesionales clave (tiempo del personal). Sin embargo, los consultores tendrán libertad para preparar sus propias estimaciones del tiempo del personal necesario para llevar a cabo el trabajo. En la IC se especificará el plazo de validez de la propuesta (generalmente entre 60 y 90 días). En el Apéndice 2 figura una lista detallada de la información que se deberá incluir en la IC.



Contrato

2.11 En la Sección IV de estas Normas se presentan brevemente los tipos más comunes de contrato. Los prestatarios utilizarán el contrato estándar apropiado emitido por el Banco, con los cambios mínimos que éste considere aceptables y que sean necesarios para cubrir cuestiones específicas relativas a un país o un proyecto. Todo cambio de ese tipo se introducirá solamente por medio de las hojas de datos del contrato, o a través de condiciones especiales del contrato, y no mediante cambios en la redacción de las condiciones generales del contrato incluidas en el contrato estándar emitido por el Banco. Dichos contratos tipo abarcan la mayoría de los servicios de consultoría. En los casos en que no resulten apropiados (por ejemplo, para inspección previa al embarque, servicios de adquisiciones, capacitación de estudiantes en universidades, actividades de publicidad en la privatización, o acuerdos de asistencia recíproca, los prestatarios deberán utilizar otros formularios de contrato que el Banco considere aceptables.



Recepción de las propuestas

2.12 El Prestatario deberá conceder a los consultores tiempo suficiente para preparar sus propuestas. El plazo que se conceda dependerá del trabajo de que se trate, pero normalmente no deberá ser inferior a cuatro semanas ni superior a tres meses (por ejemplo, para trabajos que requieran el establecimiento de una metodología sofisticada o la preparación de un plan maestro multidisciplinario). Durante ese período, las firmas podrán solicitar aclaraciones respecto de la información proporcionada en el PP. El Prestatario presentará las aclaraciones por escrito y enviará una copia de ellas a todas las firmas comprendidas en la lista corta (que tengan la intención de presentar propuestas). Si es necesario, el Prestatario prorrogará el plazo para la presentación de propuestas. Las propuestas técnicas y financieras deberán presentarse al mismo tiempo. No se aceptarán enmiendas a las propuestas técnicas o financieras una vez cumplido el plazo. Con el fin de salvaguardar la integridad del proceso, las propuestas técnicas y financieras se presentarán en sobres cerrados y separados. Los sobres con las propuestas técnicas serán abiertos inmediatamente por un comité de funcionarios provenientes de los departamentos apropiados (técnico, financiero, jurídico, según corresponda), después de la hora de cierre para la presentación de propuestas. Las propuestas financieras permanecerán cerradas y quedarán depositadas en poder de un notario público respetable o una autoridad independiente hasta que se proceda a abrirlas en público. Toda propuesta que se reciba con posterioridad a la hora de cierre para la presentación de propuestas será devuelta sin abrir.



Evaluación de las propuestas: consideración de la calidad y el costo

2.13 La evaluación de las propuestas se efectuará en dos etapas; primero la calidad, y a continuación el costo. Los encargados de evaluar las propuestas técnicas no tendrán acceso a las propuestas financieras sino hasta que la evaluación técnica, incluidos los exámenes y la "no objeción " del Banco" haya concluido. Sólo entonces se abrirán las propuestas financieras. La evaluación se llevará a cabo de plena conformidad con las disposiciones del PP.



Evaluación de la calidad

2.14 El Prestatario evaluará cada propuesta técnica (utilizando un comité de evaluación integrado por tres o más especialistas en el sector) teniendo en cuenta varios criterios: a) la experiencia del Consultor en relación con la tarea asignada, b) la calidad de la metodología propuesta, c) las calificaciones profesionales del personal clave propuesto, d) la transferencia de conocimientos, y e) la medida en que se incluya a nacionales en el personal clave que desempeñará el trabajo. Se calificará cada criterio conforme a una escala de 1 a 100 y luego se ponderará cada calificación, lo que dará un puntaje. Las siguientes ponderaciones son indicativas y pueden ajustarse para ciertas circunstancias específicas. Las ponderaciones propuestas se darán a conocer en el PP.



Experiencia específicadel Consultor: 5 a 10 puntos
Metodología: 20 a 50 puntos
Personal clave: 30 a 60 puntos
Transferencia de conocimientos(5): 0 a 10 puntos
Participación de nacionales(6): 0 a 10 puntos
Total: 100 puntos


2.15 Normalmente el Prestatario dividirá estos criterios en subcriterios. Por ejemplo, en el caso de la metodología los subcriterios podrían ser innovación y nivel de detalle. Sin embargo, se utilizará el número mínimo de subcriterios que sea indispensable. El Banco recomienda no utilizar listas excesivamente detalladas de subcriterios que puedan hacer de la evaluación un procedimiento mecánico más bien que una evaluación profesional de las propuestas. Se puede asignar una ponderación relativamente pequeña a la experiencia, pues este criterio ya se ha tenido en cuenta al incluir al Consultor en la lista corta. Se asignará una ponderación mayor a la metodología cuando se trate de tareas más complejas (por ejemplo, estudios de factibilidad o de gestión multidisciplinarios).

2.16 Se recomienda evaluar únicamente al personal clave. Debido a que el personal clave es el que determina en definitiva la calidad del desempeño, se asignará una ponderación mayor a este criterio si el trabajo propuesto es complejo. El Prestatario examinará la información sobre las calificaciones y la experiencia del personal clave propuesto que figura en sus curricula vitae, los que deberán ser fidedignos y completos y estar firmados por un funcionario autorizado del Consultor y por la persona propuesta. Cuando el trabajo por realizar dependa fundamentalmente del desempaño del personal clave, como por ejemplo, del Administrador del proyecto dentro de un equipo numeroso de determinadas personas, puede ser conveniente realizar entrevistas. Se calificará a las personas de acuerdo a los tres subcriterios siguientes, siempre que sean aplicables al trabajo:

  1. Calificaciones generales: educación general y capacitación, años de experiencia, cargos desempeñados, tiempo que ha estado empleado en la firma de consultores, experiencia en países en desarrollo, etc.;

  2. Aptitud para el trabajo: educación, capacitación y experiencia en el sector, el campo, el tema y otros aspectos concretos de importancia para el trabajo de que se trate, y

  3. Experiencia en la región: conocimiento del idioma local, la cultura, el sistema administrativo, la organización del gobierno, etc.

2.17 Los prestatarios evaluarán cada propuesta sobre la base de la medida en que ésta responda a los TR. Una propuesta se considerará inadecuada y será rechazada en esta etapa si no responde a importantes aspectos de los TR o si no logra el puntaje mínimo en materia técnica que se especifica en el PP.

2.18 Al final del proceso, el Prestatario preparará un informe de evaluación sobre la "calidad" de las propuestas. En el informe se fundamentarán los resultados de la evaluación y se describirán los puntos fuertes y débiles de las propuestas. Todos los documentos referentes a la evaluación, como las hojas de calificación de cada propuesta, deberán conservarse hasta que el proyecto se termine y se haya realizado la correspondiente evaluación ex post.



Evaluación del costo

2.19 Una vez finalizada la evaluación de la calidad, el Prestatario notificará a los consultores cuyas propuestas no obtuvieron la calificación mínima necesaria o no se ajustaron al PP o a los TR, con la indicación de que sus propuestas financieras les serán devueltas sin abrir después de terminado el proceso de selección. El Prestatario notificará simultáneamente a los consultores que hayan obtenido la calificación mínima necesaria, e indicará la fecha y hora fijadas para abrir las propuestas financieras. La fecha de apertura será por lo menos dos semanas posterior a la fecha de notificación. Las propuestas financieras serán abiertas en público en presencia de los representantes de los consultores que decidan asistir. Cuando se abran las propuestas financieras, se leerán en voz alta y se tomará nota del nombre de la firma de consultores, el puntaje de calidad obtenido y los precios propuestos, y se enviará de inmediato al Banco una copia de esa nota. El Prestatario preparará las actas de la apertura pública.

2.20 El Prestatario examinará enseguida las propuestas financieras. Si hay errores aritméticos, deberán corregirse. A los fines de comparar las propuestas, los costos deberán convertirse a una sola moneda escogida por el Prestatario (moneda nacional o una moneda extranjera plenamente convertible) según lo indicado en el PP. El Prestatario deberá hacer esta conversión usando los tipos de cambio vendedor en el caso de las monedas cotizadas por una fuente oficial (como el Banco Central) o por un banco comercial o un periódico de circulación internacional para transacciones similares. En el PP se especificará la fuente y fecha del tipo de cambio que se habrá de utilizar, a condición de que dicha fecha no preceda en más de cuatro semanas a la fecha establecida como límite para la presentación de propuestas, ni sea posterior a la fecha original prescrita para el vencimiento del período de validez de la propuesta.

2.21 Para propósitos de evaluación, el "costo" excluirá los impuestos locales, pero incluirá otros gastos reembolsables, como viajes, traducciones, impresión de informes y gastos de secretaría. Se podrá asignar un puntaje financiero de 100 a la propuesta de costo más bajo, y puntajes financieros inversamente proporcionales a sus respectivos precios a las demás propuestas. Alternativamente se podrá asignar calificaciones directamente proporcionales al costo o utilizar otra metodología. En el PP se deberá describir la metodología que se utilizará.



Evaluación combinada de la calidad y el costo

2.22 El puntaje total se obtendrá sumando los puntajes ponderados relativos a la calidad y el costo. El factor de ponderación del "costo" se elegirá teniendo en cuenta la complejidad del trabajo y la importancia relativa de la calidad. Salvo que se trate de los tipos de servicio especificados en la Sección III, la ponderación asignada al costo estará normalmente comprendida entre 10 y 20 puntos, pero en ningún caso será superior a 30 puntos de un total de 100. Las ponderaciones propuestas para la calidad y el costo se indicarán en el PP. Se invitará a negociaciones a la firma que obtenga el puntaje total más alto.



Negociaciones y adjudicación del contrato

2.23 Durante las negociaciones se discutirán los TR, la metodología, la dotación de personal, los insumos que aportará el Prestatario y las condiciones especiales del contrato. Dichas discusiones no alterarán sustancialmente los TR iniciales ni los términos del contrato, a fin de que la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial no resulten afectados. No se deberán efectuar reducciones importantes de los insumos de trabajo con el solo propósito de ajustarse al presupuesto. Los TR definitivos y la metodología convenida se incorporarán en la "Descripción de los Servicios", que formará parte del contrato.

2.24 No se deberá permitir a la firma seleccionada que efectúe sustituciones del personal clave, a menos que las partes convengan en que el retraso indebido del proceso de selección hace inevitable tal sustitución o en que tales cambios son fundamentales para alcanzar los objetivos del trabajo(7). Si este no fuera el caso y si se determina que en la propuesta se ofrecieron los servicios del personal clave sin haber confirmado la disponibilidad de éste, se podrá descalificar a la firma y continuar el proceso con la siguiente firma mejor calificada. El personal clave que se proponga como reemplazo deberá tener calificaciones profesionales iguales o mejores que las del personal clave propuesto inicialmente.

2.25 En el curso de las negociaciones financieras se deberán aclarar las obligaciones tributarias de la firma de consultores en el país del Prestatario (si las hubiere) y la forma en que dichas obligaciones han sido o serán incorporadas en el contrato. A menos que existan motivos excepcionales para ello, las tarifas unitarias propuestas para los meses-funcionario y los gastos reembolsables no serán objeto de negociación, puesto que ya han sido un factor de selección en el costo de la propuesta,

2.26 Si las negociaciones no culminan en un contrato aceptable, el Prestatario las dará por concluidas e invitará a negociaciones a la siguiente firma mejor clasificada. El Prestatario deberá consultar al Banco antes de tomar esta decisión. Se deberá informar al Consultor de las razones para poner término a las negociaciones. Una vez iniciadas las negociaciones con la siguiente firma mejor clasificada, el Prestatario no deberá reabrir las negociaciones anteriores. Después de que las negociaciones hayan finalizado exitosamente, el Prestatario deberá notificar con prontitud a las demás firmas incluidas en la lista corta que no fueron seleccionadas para la adjudicación.



Rechazo de todas las propuestas y nueva invitación

2.27 El rechazo por el Prestatario de la totalidad de las propuestas sólo se considerará justificado si todas ellas son inadecuadas y ninguna responde a los requerimientos, ya sea porque presentan deficiencias importantes en lo que respecta al cumplimiento de los TR, o porque su costo es considerablemente superior a la estimación inicial. En este último caso, se deberá investigar, en consulta con el Banco, la factibilidad de aumentar el presupuesto o de reducir el alcance de los servicios con la firma. Antes de rechazar todas las propuestas e invitar a presentar nuevas propuestas, el Prestatario deberá notificar al Banco indicándole las razones del rechazo de todas las propuestas, y deberá obtener la "no objeción" del Banco antes de proceder al rechazo de las propuestas y a la iniciación del nuevo proceso. El nuevo proceso podrá incluir la modificación del PP (incluso la lista corta) y el presupuesto. Las modificaciones serán convenidas con el Banco.



Confidencialidad

2.28 La información relativa a la evaluación de las propuestas y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no se dará a conocer a los consultores que presentaron las propuestas ni a otras personas que no tengan participación oficial en el proceso hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato a la firma ganadora.




  1. El Prestatario prepara el anuncio general de adquisiciones y lo envía al Banco, que se encarga de su publicación en United Nations Development Business (UNDB) (véase el párrafo 5 del Apéndice 4).
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  2. Contratos con un costo previsto superior al equivalente de US$200.000.
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  3. Véase el párrafo 1.15.
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  4. Los valores máximos en dólares que definen a los contratos como de "pequeño" valor se determinarán en cada caso, teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad del trabajo, pero en ningún caso deberán exceder el equivalente de US$200.000.
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  5. La transferencia de conocimientos puede ser el objetivo principal de algunos trabajos; en esos casos, se le debe asignar una ponderación mayor que denote su importancia.
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  6. Según se desprende del número de nacionales que forman parte del personal clave presentado por firmas extranjeras y nacionales.
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  7. El establecimiento de períodos realistas de validez de la propuesta en el PP y la realización de una evaluación eficiente reducen al mínimo este peligro.
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